Seperti saya tulis dalam artikel sebelumnya, investasi mandiri tidak berarti dilakukan sendiri. Hari gini sudah nggak zamannya kerja sendirian. Dengan perkembangan dunia saat ini, membangun kemitraan/partnership menjadi kebutuhan penting semua sektor. Ini demi menghadapi perubahan yang terjadi serbacepat di mana-mana, yang diikuti dengan variasi kebutuhan masyarakat yang kompleks dan konsisten berubah. Harus disadari bahwa ketersediaan sumber daya itu terbatas. Belum lagi perkembangan pengetahuan, keahlian, dan spesialisasi seseorang, kelompok dan organisasi pun memerlukan proses yang tidak kilat dalam mengikuti perubahan kebutuhan dunia.
Merujuk Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata kemitraan atau partnership dijabarkan sebagai jalinan kerja sama hubungan timbal balik, saling menguntungkan yang terjalin berdasarkan kepedulian, kesetaraan, dan kebersamaan sinergis antara pemerintah, masyarakat, dan dunia usaha dalam pembangunan kesejahteraan sosial.
Sepanjang perjalanan karier sebelum dan selama mengelola social business Angsamerah, saya merasakan tiga dampak positif utama dari kemitraan yang tepat yaitu 1) melipatgandakan hasil, 2) memobilisasi sumber daya yang terbatas, 3) merespons kebutuhan klien yang beragam.
Meskipun kemitraan bermanfaat, realita pengalaman di lapangan mengajari saya bahwa kemitraan adalah sumber berkembang biaknya konflik karena setiap orang merupakan pemimpin, atau berpikir demikian. Walaupun sebenarnya tidak ada pihak yang menjalin hubungan kemitraan dengan tujuan untuk gagal, sayangnya hal ini sering terjadi. Karena itu, lewat artikel ini saya berbagi pengalaman langkah-langkah praktis untuk melahirkan kemitraan yang sukses.
Bentuk kemitraan sangat bervariasi, dari nonformal sampai formal. Juga fleksibel dikembangkan mengikuti kesepakatan kebutuhan para pihak pembuat kesepakatan, baik antara perorangan, kelompok, maupun organisasi. Namun ada juga bentuk kemitraan yang wajib mengikuti peraturan yang ditetapkan pemerintah. Berikut contoh variasi kemitraan, dari yang sederhana hingga kompleks: bagi hasil, barter promosi, pertukaran, kolaborasi narasumber atau keahlian, pertukaran follower atau keanggotaan, menerima atau memberikan dukungan dana hibah, joint funding/cost sharing pengembangan program kesehatan dan sosial lainnya, joint investasi bisnis, kepemilikan bersama.
Untuk mendapatkan buah kemitraan yang berdampak positif butuh strategi kemitraan yang tepat, bukan asal-asalan mengumpulkan banyak kemitraan tanpa proses pertimbangan. Alih-alih kita yang merugi atau kita merugikan orang lain, bahkan lebih nggak ngenakin bila berlanjut menjadi konflik berkepanjangan.
Seperti apa sih strategi kemitraan yang tepat?
Berikut 6 langkah esensial penuntun kita dalam membangun kemitraan yang sukses:
- Miliki pola pikir bertumbuh dan perilaku positif
Kemitraan berlanjut dimulai dari bertemunya satu dan dua orang/kelompok yang bersifat perorangan atau mewakili kelompok/organisasi. Sering terjadi tanpa sadar kita kehilangan peluang kemitraan, bahkan kemitraan kita menjadi gagal lantaran kita belum memiliki pola pikir yang bertumbuh dan perilaku positif dalam memulai dan memelihara kolaborasi kemitraan. Saya katakan belum, karena mindset dan perilaku positif bisa dipelajari dan dilatih.
Ketika bertemu dan menjalin kemitraan, tentu kita berharap mitra kita memiliki mindset dan perilaku positif. Artinya orangnya ngenakin, bikin nyaman, dan punya titik temu/solusi yang saling bermanfaat. Andai kemitraan tidak terjadi, kesan menyenangkan tetap ada, timbul optimisme untuk menemukan peluang lain pada masa depan, dan memperluas networking semua pihak.
Berikut ini pengingat agar kita membiasakan pola pikir bertumbuh dan berperilaku positif dalam ruang jalinan kemitraan:
- Tidak takut tantangan ataupun persaingan
Pola pikir seperti ini akan menginspirasi kita untuk terus berupaya membuktikan keunikan/kekhususan dan perkembangan keahlian yang kita miliki, tanpa harus mengurangi nilai keberhasilan bahkan sampai mencuri peluang usaha mitra kita. Pola pikir bertumbuh memampukan kita mentransformasikan tantangan atau persaingan menjadi peluang sukses lain. Sangat memungkinkan bila mitra kita memiliki kesamaan dalam jenis usaha/keahlian. Ini tidak perlu dilihat secara negatif, melainkan diubah menjadi peluang untuk meningkatkan usaha semua pihak.
- Suportif
Setiap pihak perlu saling mendukung dan menunjukkan optimisme tentang kemitraan yang akan dibangun atau yang sudah berjalan. Rasa optimistis dapat melahirkan harapan dan motivasi, yang akan menggerakkan berbagai pihak untuk berusaha mencari berbagai peluang yang mewujudkan kolaborasi kemitraan. Kalau sudah suka, pasti kita akan semangat mewujudkan, menyetujui.
- Menghargai
Wajar bila setiap pihak menginginkan reward/imbalan/apresiasi dari usaha kemitraan. Karena itu, biasakan memikirkan apa sih reward/imbalan/apresiasi yang bisa kita berikan/tawarkan ke mitra potensial atau mitra kita saat ini. Jadi jangan hanya fokus mendapatkan reward untuk kepentingan kita sendiri. Contoh sederhana: bisa dong secara terbuka kita mengakui dan mempromosikan kontribusi ataupun keahlian mitra kita. Terakhir, jangan pelit atau sering lupa mengucapkan terima kasih.
Kita patut memperlakukan para pihak sama pentingnya, menghormati perbedaan, dan berfokus pada usaha menemukan solusi dan bukan meributkan masalah.
- Mengesampingkan praduga/asumsi-asumsi
Para pihak mempertimbangkan dengan pikiran terbuka, mengenyampingkan praduga/asumsi-asumsi. Bila ada keraguan, kekuatiran, atau pertanyaan, lebih baik langsung ditanyakan/disampaikan.
- Rasa aman
Membiasakan memikirkan dan berperilaku yang memberikan rasa aman. Kemitraan menjadi ruang bertumbuh ketika para pihak merasa terlindungi. Mitra merasa yakin bahwa dirinya berada dalam lingkungan yang tidak akan membiarkan dia gagal. Para pihak menyadari dan menjadi percaya bahwa setiap ancaman terhadap keamanan kemitraan akan merusak kemajuan kemitraan. Pemahaman ini tentu akan menggerakkan semua pihak untuk bersama-sama melindungi kemitraan yang ada.
Ketika ketidakamanan muncul, tangani secara terbuka melalui diskusi antara mitra. Hasilnya harus bermanfaat bagi semua anggota sehingga dapat melakukan perubahan yang tepat.
- Katalis
Berbagai pihak bersemangat memberikan ruang fleksibilitas yang merangsang kreativitas lahirnya ide-ide inovatif dan mendukung pihak lain demi menciptakan keharmonisan antarmitra dan membuka peluang baru yang lebih baik.
2. Kenali usaha bisnis kita dengan baik.
Mindset dan perilaku positif tidak cukup menjamin perwujudan kemitraan yang sukses. Penting banget kita dan tim mengenali produk dan jasa usaha bisnis kita dengan baik. Artinya kita mengetahui ke mana tujuan dan goal/target usaha kita, di mana kekuatan, area/bidang apa lagi yang kita butuhkan, dan mengakui kelemahan kapasitas yang kita miliki. Pemahaman ini dilanjutkan dengan membuat daftar kemitraan yang kita butuhkan dan selanjutnya diurut sesuai prioritas kebutuhan. Manfaat yang didapatkan dari langkah ini adalah:
- Membantu kita mendapatkan daftar peta mitra potensial inti yang penting dihubungi. Dengan daftar ini kita mengoptimalkan keterbatasan tenaga, waktu, dan biaya, dan memotong diskusi-diskusi berkepanjangan.
- Mitra potensial yang tepat sasaran membuat kita tidak sibuk menghubungi banyak mitra yang sebetulnya memiliki kemungkinan melahirkan dan memberikan manfaat kerja sama kemitraan kecil. Selain itu, bisa saja calon mitra yang tepat sasaran sudah kita hubungi tapi menolak tawaran kemitraan. Saran saya, buatlah daftar sebanyak mungkin mitra potensial yang tepat.
- Tim/staf kerja kita bekerja efisien dalam memilah/menyeleksi permintaan tawaran kemitraan dari luar: relevan atau tidak untuk ditindaklanjuti, perlu atau tidak dirujuk ke tim manajemen/atasan. Dengan mekanisme ini, birokrasi bisa dihindari, mitra potensial juga senang karena direspons cepat.
3. Membiasakan memikirkan manfaat yang dapat ditawarkan ke mitra, apalagi bila tawaran kemitraan itu berasal dari kita. Langkah ini akan mengungkit kemungkinan mitra potensial menerima tawaran kita. Sebelum bertemu calon mitra, sangat penting kita memelajari mitra kita: apa interes mereka, kesuksesan yang telah mereka raih, area yang mungkin mereka butuhkan tapi belum terpenuhi.
4. Aktif menemukan mitra baru yang tepat.
Menemukan mitra baru bahkan sampai membuat sang mitra tertarik bekerja sama sudah pasti ada tantangan tersendiri. Berikut langkah yang bisa dilakukan tim unit kemitraan kita:
- Mempersiapkan daftar potensi mitra yang kita butuhkan dengan agenda sistematis sehingga perkembangan dalam menghubungi calon mitra ini terus terpantau.
- Memiliki strategi komunikasi yang terarah sebagai panduan bagi tim kemitraan, seperti: cara, kapan, dan seberapa intens. Intinya, strategi komunikasi yang tepat membuat lebih banyak individu dan organisasi jadi tahu peluang kemitraan dengan organisasi kita. Calon mitra tertarik, bahkan bisa saja proaktif menginisiasi menghubungi kita, dan berlanjut menghasilkan kerja sama konkret.
- Ada mekanisme menyaring tawaran kerja sama. Yang terakhir adalah menindaklanjuti tawaran rencana kerja sama yang tertunda.
- Tim kemitraan memiliki keterampilan berkomunikasi yang menyenangkan dan jelas dengan calon mitra, baik verbal maupun nonverbal.
- Tim memiliki perangkat penunjang dalam memperkenalkan profil organisasi, produk/jasa kita, maupun penawaran kemitraan. Contoh perangkat penunjang: perangkat presentasi yang menarik, simulasi dan/atau paket yang memvisualisasi produk/jasa/kemitraan yang hendak kita tawarkan. Kita bisa memberikan sampel produk/jasa usaha kita.
- Tersedia profil organisasi yang tersebar dan mudah diakses mitra potensial. Bila dirasa perlu, pada situasi tertentu, hardcopy kita persiapkan, meskipun dalam operasional keseharian terus berupaya menerapkan misi.
Oh ya, ini mengingatkan saja: promosi dan marketing produk dan jasa usaha yang kita lakukan untuk meningkatkan jumlah klien/pelanggan itu beda lho dengan usaha untuk menemukan mitra yang tepat. Bisa saja keduanya berasiran dalam sasaran, cara, dan rasio intensitas terkait tingkatan prioritas dan biaya.
5. Buatlah kesepatan tertulis kemitraan.
- Kemitraan berisiko tinggi akan konflik karena salah paham dan/atau lupa karena tidak ada dokumen tertulis yang bisa dirujuk sementara para pihak merasa benar dengan perspektifnya.
- Penawaran kerja sama kemitraan berawal atas inisiasi kita maka sejak awal siapkan daftar tentang elemen penting kesepakatan. Daftar ini bisa dikembangkan menjadi dokumen dengan format kesepakatan yang lebih tepat dan formal secara hukum.
- Penting menulis kesepakatan yang ringkas dan tepat. Isinya harus jelas, tidak ada kata atau kalimat yang ambigu, dan tertulis rinci. Yang harus ditulis adalah hal-hal yang berkaitan dengan bentuk produk/jasa kemitraan, hak dan kewajiban masing-masing pihak, konsekuensi ketika komitmen masing-masing pihak tidak terpenuhi.
- Mungkin awalnya mengkaji atau membuat kesepakatan tertulis itu ribet dan melelahkan, tetapi bila kemudian terbiasa menjalankannya maka akan mengurangi beban kerja ke depan. Plus kita memiliki lebih banyak variasi template/model kesepakatan, dan tentu saja akan meminimalkan risiko kesalahpahaman dan konflik dari komitmen yang tak terpenuhi antara pihak.
- Mengkaji dengan teliti dokumen kesepakatan. Jangan hanya bergantung pada satu orang. Pastikan ada double check/filter oleh anggota tim kita yang lain.
6. Rawatlah mitra yang sudah ada, apalagi mitra kunci.
Berbagai alasan membuat bagian ini terlupakan. Kalau ada maunya saja kita baru menghubungi mitra. Sebaiknya ada mekanisme sistematis dalam cara merawat mitra. Bisa dengan menggunakan beragam pendekatan seperti ini:
- Komunikasi personal yang informal dari staf ke staf.
- Komunikasi dari organisasi ke organisasi. Misalnya mengucapkan selamat pada acara-acara khusus perayaan, sekali-sekali memberikan spesial offer untuk karyawan mitra, saling mempromosikan produk/jasa/profil organisasi yang tidak terbatas hanya pada butir kesepakatan kemitraan.
- Mekanisme rutin dalam mengirimkan update kegiatan atau laporan melalui e-mail.
Saya akan memberikan rangkaian pertanyaan kunci yang bisa sahabat gunakan sebagai penyaring dalam merespons tawaran kemitraan. Pertanyaan kunci akan membantu tim kita dalam memutuskan untuk melanjutkan diskusi mengenai potensi kemitraan. Setelahnya bisa diperdalam melalui telepon, atau Zoom, atau bertatap muka. Juga pertimbangkan perlu-tidaknya berdiskusi yang melibatkan tim manajemen.
Sering kali pihak yang menawarkan kemitraan belum siap atau tidak memiliki informasi lengkap. Sebab itu, demi efisiensi dan efektivitas kerja tim kemitraan, kami merancang sistem sehingga bisa merespons cepat, dan mitra mengetahui bahwa undangan kemitraan mereka sampai dan terespons, serta ada petugas yang bertanggung jawab menindaklanjutinya. Sistem ini memudahkan tim menyeleksi setiap penawaran mitra sedini mungkin. Link ini digunakan tim unit kemitraan kami. https://blog.angsamerah.com/form-kemitraan/
Berikut daftar pertanyaan penyaring tawaran kemitraan yang bisa sahabat gunakan.
- Apakah kita mengenali profil individu/narahubung yang menawarkan kemitraan?
- Apakah orang tersebut mewakili dirinya atau mewakili kelompok atau organisasi?
- Apa peran dan tanggung jawabnya?
- Apa yang kita ketahui tentang calon mitra? Sudahkah kita aktif mencari tahu?
- Apa bentuk kemitraan yang mereka tawarkan?
- Apakah kemitraan sejalan dengan misi-visi dan nilai-nilai organisasi kita? Bila tidak sejalan, saran saya sebaiknya tidak dilanjutkan dengan diskusi atau tatap muka. Jangan lupa merespons pihak yang menawarkan tentang keputusan kita.
- Apa saja sih manfaat langsung dan tidak langsung dari kemitraan yang ditawarkan?
- Berapa besar tenaga, waktu, dan besaran biaya yang akan terlibat/dibutuhkan dalam proses kemitraan ini?
- Berapa lama kemitraan berlangsung? Sesaat atau berkelanjutan untuk masa tertentu?
Saya tutup artikel kali ini dengan my favourite quote dari Hellen Keller.
“Alone we can do so little; together we can do so much.”
Selamat beraktivitas, sahabat!